"Värdet" med det agila

Av Daniel Liljeberg

“Nowadays, people know the price of everything and the value of nothing.”

Oscar Wilde, The Picture of Dorian Gray Tweet

Värdet av att implementera agila principer och metoder är idag känt för de flesta organisationer. Studier har kommit att visa hur agila metoder kan ge en konkurrensfördel, mer engagerade medarbetare, mer innovation, snabbare “time to market” och i och med det ofta ett rent monetärt värde.

Men inom agile pratar vi också ofta om värde i ett annat sammanhang, som något vi strävar efter att skapa. Vi vill minimera waste och samtidigt maximera skapandet av värde för våra användare och kunder. Ordet värde användas av organisationer för många olika saker. Affärsvärde, kundvärde, marknadsvärde etc. Här fokuserar jag på är värdet vi skapar för våra användare och kunder. Slutprodukten av allt annat arbete vi lagt ner, det vi faktiskt levererar till våra kunder. Om vi arbetar för att göra något mer effektivt är det sällan för att göra det mer effektivt i sig själv. Istället är det ofta ett resultat av vår strävan att bättre leverera värde till våra kunder. Men vad är detta värde för kunder och användare i ditt företag? Det är en mycket grundläggande fråga som alltför ofta, när de ställs, resulterar i en tänkande tystnad. Detta följs ofta av ett försök till en förklaring av ordet.

Men skrapar man på ytan framgår ofta att den just givna förklaringen var en personlig reflektion över ordets betydelse, eller i bästa en förklaring som delas inom avdelning. Det i sig är varken fel eller oväntat. När vi ställs inför en fråga försöker vi identifiera vår definition av något baserat på tidigare kunskaper. Men allt för ofta identifierar detta en brist kring kunskap om företagets idé om värde, syfte eller anledning till dess existens. Att känna till människors personliga definitioner eller övertygelser om värde kan vara avgörande när man påbörjar en agil transformation. Men om vi strävar efter att skapa en agil organisation som fungerar som en organism för att effektivt anpassa sig och generera värde, kommer det inte att räcka med hundratals individer som har fått komm underfund med sina egna definitioner av värde eller syfte.

Det vi vill kunna svara på är “vad är värde”, inte bara för individen utan för organisationen. Vad strävar vi som enhet efter att erbjuda våra användare och kunder?

Vikten av att definiera “värde”

Men varför är detta viktigt? Värde i en agil kontext är lite som definitionen av varför i en förändring som jag skrev om tidigare. Det hjälper oss fokusera på varför vi gör det vi gör, vad vårt uppdrag och vårt skäl att existera är. När vi känner oss osäkra på vad vi ska göra härnäst eller vilken av en lång lista med “viktiga saker” som vi ska fokusera på, så kan värdet hjälpa oss att fatta rätt beslut. I de flesta organisationer är detta på filosofisk nivå känt och överenskommet. Men många organisationer missar att faktiskt skapa en sammanhängande och gemensam förståelse för vad det betyder i verkligheten.

Om vi skapar en organisation som ska arbeta i strävan efter att skapa "värde" men vi inte ser till att definitionen av just det vi försöker skapa är känd och delad riskerar vi att ha mycket engagerade människor som arbetar mycket hårt i olika riktningar .

Daniel Liljeberg Tweet

Det är lite som hur många organisationer har en mission och en vision som de predikar och de flesta anställda kan recitera. Hur ord som djärvhet, integritet, ärlighet, pålitlighet, rättvisa, ansvarsskyldighet, lärande och kundupplevelse sägs vara “företagets värden”. Men när man frågar om vad dessa ord egentligen betyder, hur de påverkar och styr vardagen för anställda, kunder, kundinteraktion, innovation osv blir det ofta uppenbart att orden bara är ord som memorerats från en företagsbroschyr. Vi hävdar att detta är de vägledande principerna i vårt företag, men vi misslyckas ofta med att ens göra hur tillräckligt tydligt även för våra egna anställda att förstå. För att inte tala om det faktum att ledningens medlemmar många gånger ger olika svar när de försöker förklara det hela… och då är det ofta de som kom på alltihopa!

Om vi skapar en organisation som ska arbeta i strävan efter att skapa “värde” men vi inte ser till att definitionen av just det vi försöker skapa är känd och delad riskerar vi att ha mycket engagerade människor som arbetar mycket hårt i olika riktningar.

Utan en gemensam förståelse kring vad värde är så riskerar vi att ha dedikerade människor eller avdelningar som i all välmening motarbetar varandra. Allt medans de arbetar för att realisera “värde”

Vi riskerar att ha avdelningar som, eftersom de vet att värde är viktigt för företaget (även om det inte är klart exakt vad det är), kommer med sina egna definitioner av värde. Vad som följer av detta är att varje avdelning kommer att basera sina efterföljande övertygelser kring vad som är viktigast och möjligen även deras kultur baserat på denna interna syn av vad det är för värde vi skall skapa, inte företagets delade syn. Detta riskerar att göra transparens, samarbete och förståelse mellan avdelningarna mycket svårare. Något som ofta leder till en mentalitet av vi och dem, istället för att alla ser sig som en del av en helhet som arbetar för ett gemensamt mål.

Suboptimering

Risken är att avdelningar suboptimerar delar av vår organisation på ett sätt som för den givna avdelningen baserat på sina egna åsikter, övertygelser och kunskap är perfekt. Men kan vara kontraproduktivt för andra avdelningar eller till och med hindra skapandet av det värde som är anledningen till företagets existens.

Låt oss för argumentets skull säga att vi arbetar för ett företag som arbetar med att utveckla någon form av programvarulösning för marknaden. Mjukvaran som skapats av företaget är avgörande för många kunder och deras förmåga att följa gällande lagstiftning. Felkorrigeringar och nya funktioner måste skjutas ut regelbundet. Man kan argumentera för att värdet företaget producerar exempelvis är lösningen för kunderna att ha en programvara som hjälper dem att hantera affärskritiska uppgifter och följa gällande regelverk. Att vi levererar detta värde till dem är det som en gång i tiden förde dem till oss, det som får dem att ge oss pengar, vilket i sin tur driver hela vår verksamhet, betalar våra löner, gör det möjligt för oss att fortsätta att förnya och förhoppningsvis identifiera och leverera ännu mer värde till kunder. Allt som företaget gör internt, vare sig det är att sätta upp testservrar, producera utbildningsmaterial eller hantera supportärenden supporterar alla företagets uppdrag att leverera detta värde till slutanvändarna.

Bolaget repeterar om och om igen att “waste skall minimeras” och “skapandet av värde maximeras”. Men exakt vilket värde man pratar om har man inte varit så tydlig med.

Vårt företag, som många, har en intern IT-avdelning. En sådan avdelning, i en sådan miljö, kan ses som en serviceavdelning avsedd att underlätta och förenkla användningen av företagens IT-utrustning och resurser så att den kan användas i vår strävan efter att skapa det definierade värdet. IT-avdelningar har ofta en stor mängd olika typer av uppgifter och måste på något sätt prioritera mellan alla dessa. Både i den tid och energi som läggs på dem och kunna väga dem mot varandra när konflikter uppstår mellan dem.

Ett inte ovanligt ansvarsområde för en sådan avdelning är IT-säkerhet, som ofta är ett stort och komplext område som kan innehålla en mängd hot att hantera samt ett hav av applikationer och ramverk med vilka man försöker implementera god praxis inom företaget.

Ett sätt att uppnå högre säkerhet är att låsa ute alla datorer från nätverket eller inte ens ha ett nätverk. Inte tillåta att några program körs på datorerna eller att några filer sparas. Det låter naturligtvis löjligt, men det bidrar till “säkerhet”.

Även om det är mycket viktigt att upprätthålla god IT-säkerhet, hålla information säker och se till att potentiella hot hanteras, är det inte den primära saken till företagets existens. Det är en stödjande funktion som kan hjälpa till i vår strävan efter att skapa vårt definierade värde, men det är inte det definierade värdet i sig.

Då IT-säkerhet är ett så viktigt ämne är det inte orimligt att förvänta sig att människorna som arbetar med det bryr sig om det (något många fler av oss borde göra). Men utan en klar förståelse för vårt gemensamma uppdrag och vilket värde vi skapar riskerar vi, med goda avsikter, att suboptimera för något som inte i sig är företagets primära mål. IT-säkerhet och att hålla maskiner, nätverk, servrar osv “säkra” kan bli “den viktigaste” aspekten för avdelningen. Vi riskerar att suboptimera vår IT-infrastruktur och våra processer kring detta på ett sätt som skadar vår värdeskapande process, eftersom vi enbart fokuserar på säkerhet.

Ett sätt att uppnå högre säkerhet är att låsa ute alla datorer från nätverket eller inte ens ha ett nätverk. Inte tillåta att några program körs på datorerna eller att några filer sparas. Det låter naturligtvis löjligt, men det bidrar till “säkerhet”. Om det är vårt primära fokus eller var det värde som vi trodde att vår avdelning skapade skulle detta betyda “ett väl utfört arbete”.

Om vi helt enkelt inte tillåter människor att använda datorerna gör vi det “säkrare”, men bidrar vi till skapandet av “värde”?

Även om det kanske låter absurt så har jag sett flera exempel där detta skett. “Säkerhet” har lett till så mycket byråkrati och låsta system att det påverkar företagens förmåga att leverera det faktiska “värdet” de, enligt sig själva, existerar för att skapa. Utvecklare som inte kan installera programvara för att snabbt testa idéer, säkerhetsprogramvara som får utvecklarnas maskiner att kännas som sirap. Jag har till och med sett utvecklare som inte kunnat kopiera en fil, mellan två lokala diskar, utan att kontakta sin IT-avdelning.

Missförstå mig nu rätt. IT-säkerhet är som sagt ett superviktigt ämne som i många företag får på tok för lite uppmärksamhet, ofta först när det är försent, och det borde vara på dagordningen för alla självrespekterande företag. Jag använder exemplet för att lyfta fram vad som kan hända om vi stirrar oss blinda på det just vi har framför oss och inte lyfter ögonen för att se hela bilden. Det kunde lika gärna ha varit en försäljningsavdelning som ensamt fokuserade på att stänga affärer eller en kundserviceavdelning alltför fokuserad på deras KPI kring “antal ärenden per dag” utan att förstå den större bilden eller deras del i den .

Kanske är det så att den ovan nämnda IT-avdelningen måste låsa applikationer och maskiner i nätverket för att hålla verksamheten i drift. Men om det påverkar utvecklarnas förmåga att snabbt testa saker och experimentera kanske ett bättre sätt skulle ha varit att segmentera nätverket eller ha isolerade maskiner där utvecklare var fria att experimentera. Med detta fullgör de sina uppgifter men ser samtidigt till att dess negativa inverkan på vår förmåga att skapa värde minimeras.

Var börjar man?

Om du känner igen dig själv eller din organisation i detta är du inte ensam. Ofta visar det sig att saker som man trodde var “uppenbara för resten av organisationen” och jag nog är ensam om att “inte förstå” istället är mycket dåligt definierade och saknar någon form av gemensam förståelse.

Men vad kan då göras? Beroende på var du befinner dig i organisationen, organisationens mognad osv så skiljer svart. Men vi kan alla börja med att ställa frågor, till oss själva, till teamet och organisationen. Inte på ett anklagande sätt utan av intresse.

“Vilka är våra kunder?”
“Vad är värdet vi levererar till våra kunder?”
Hur arbetar vi för att säkerställa att vi fokuserar på deras behov?”

Om det känns svårt att besvara frågorna så kanske det i sig väcker tanken att det finns mer att jobba på.

Verktyg som kan hjälpa till i kartläggning och klargörande av dessa och andra frågor är tex Business Model Canvas för att modellera och visualisera organisationens affärsmodeller. Med Value Proposition Canvases kan vi modellera och visualisera kundens behov och hur, eller ens om, vi möter dessa behov. Producerar vi det som kunden behöver, eller producerar vi vad vi tycker är roligt och försöker sedan övertala kunden om att denne behöver det? Om vi har svårt att matcha dessa så kanske vi fokuserar på fel saker.

Kartlägg era värdeströmmar för att identifiera om ni är organiserade på ett sätt som är optimerat för att möjliggöra flödet av värde över funktionella silon, aktiviteter och gränser eller om det faktiskt är så att vi kapar våra värdeströmmar.

Och var inte rädd att faktiskt tala med dina kunder. Genom dialog och nära samarbete så kan vi identifiera våra kunders behov, arbeta tillsammans med dem för att fylla dessa behov och leverera riktigt värde.

Avslutande tankar

Först när vi lyfter vår blick och ser helheten med en tydlig förståelse för värdet vi försöker skapa och varför, blir det synligt att vi kan ha delar i vår organisation som gör detta svårare.

Det kommer naturligtvis vara flera olika delar involverade i skapandet av värde i vår organisation. Olika avdelningar kommer bidra med olika saker som kan vara nödvändiga för att helheten skall fungera. HR kommer inte arbeta direkt med att utveckla mjukvaran vi säljer, men deras bidrag kan vara helt avgörande för om organisationen lyckas eller ej. Men det är en skillnad mellan att vi förstår helheten och vårt bidrag till den kontra att se världen genom vår egen lins och definiera värde utifrån vad som är viktigast för oss eller vår avdelning.

En tydlig, gemensam, förståelse av värdet vi skall skapa är något vi alltid bör ha med i tankarna när vi skall ta beslut. Bidraget, eller den negativa effekten, av våra beslut på helheten och värdet vi ämnar skapa måste vara en integrerad del av varje beslut. Något som endast är möjligt om vi först känner till och förstår det.